Sajnos sokunk számára ismerős az a szituáció, amikor egy szakember munkahelyet váltva magával viszi a vendégkönyvet is. Függetlenül attól, hogy saját célokra akarja felhasználni a benne található adatokat, vagy jövőbeni munkaadójának szeretné értékesíteni azokat. 

Az Altegio által biztosított adatvédelmi lépések 

1. Hozz létre külön álló felhasználói fiókot minden egyes felhasználónak. Az Altegio-ban lehetőség van nyomon követni minden egyes felhasználó tevékenységét. 
2. Rejtsd el az ügyfelek telefonszámait a vendégkönyvből. Tiltsd le az Excel műveleteket. Ehhez tüntesd el a jelölőnégyzet kijelölését a felhasználói jogosultságok beállításainál. Ezt megteheted a Beállítások - Rendszer beállítások - Felhasználók listája - Felhasználó neve - Felhasználói jogosultságok szakaszban a Vendégkönyv résznél. Erről bővebben az  alábbi cikkben olvashatsz.

A beállításokat követően a felhasználó a telefonszámok helyett XX jelölést fog csak látni. 

3. Tiltsd le a felhasználó jogosultságát az ügyfelek látogatásainak módosítására vagy törlésére. Erről bővebben itt olvashatsz.
4. Lépj be a felhasználói fiókba és bizonyosodj meg róla, hogy életbe léptek-e a beállítások.

A felhasználói jogosultságok beállításairól bővebben itt olvashatsz.

5. Az Áttekintés - Műveletek adatokkal részben jelenik meg az információ arról, ki, mikor és milyen adatokat kért le. Ezen kívül itt megkaphatod a letöltési fájlokat amennyiben van hozzáférési jogosultság ehhez a részhez (azon részek listája, ahol a letöltés végezhető itt található).

Az Altegio beállításain kívül a vendégkönyv adatai a törvény védelme alatt állnak. 

Az adatvédelem jogi aspektusai

A vendégkönyvben szereplő adatok személyes adatnak minősülnek, ami a vállalkozás üzleti titkát képező bizalmas információnak minősül, ebből kifolyólag az adatok személyes céllal történő felhasználása az információ tulajdonosának hozzájárulása nélkül törvényszegésnek minősül. 

Ahhoz, hogy az információt bizalmasnak minősítsék, bizonyos feltételeknek teljesülniük kell.

Az üzleti titok jellemzői:

• Az információnak üzleti értékűnek kell lennie és nem köztudottnak.
• A jogi hozzáférés hiánya. Lehetséges módok önkéntes hozzáférés biztosítására (licenc, franchise stb.)
• Be kell tartani a bizalmas információk védelmére irányuló intézkedéseket. 

Annak érdekében, hogy az információ üzleti titoknak minősülhessen az adat tulajdonosának el kell végezni a meghatározott lépéseket: 

• Az üzleti titok védelméről szóló dokumentum kidolgozása, amelybe beletartoznak az üzleti titokkal kapcsolatos információk.
• Az üzleti titokról szóló rendelkezés hatályba léptetése.
• Azon személyek listájának megállapítása, akik az adott adatokhoz hozzáférhetnek (például, adminisztrátor, amennyiben szükséges, akár adott felhasználók is).
• Az adott információk és adatok felhasználási módjának meghatározása.
• A munkaszerződésben vagy egy kiegészítő megállapodásban rögzíteni az üzleti titkok kezelésének módját, illetve a felhasználási feltételek megszegésének büntetését. 
• Minden munkavállalót megismertetni az adathasználat feltételeivel, amit aláírásukkal kell tanúsítaniuk.  

Az üzleti titkot képező információ jellegét és körét az információ birtokosa határozza meg. Neki kell biztosítania a titkosság védelmét is..

Mit tehetsz, ha azt feltételezed, hogy a vendégkönyvben szereplő adatokat már ellopták?

1. Fordulj az Altegio-hoz, azzal a kéréssel, hogy töltsék le számodra a szerveren található letöltési előzményeket. Igy megtudhatod, ki töltötte le a vendégkönyvet. 
2. Lépj kapcsolatba az elkövetővel és kérd, hogy szolgáltassa vissza az adatokat, vagy semmisítse meg a példányát.
3. Ha a munkavállaló tagadja bűnösségét, jelezd, hogy bizonyítékaid vannak a lopásra, és bírósághoz kívánsz fordulni.
4. Fordulj bírósághoz és nyújtsd át a szerver adatokat.