Az Altegio lehetőséget biztosít csoportos események munkarendjének beállítására.

Mi ez, és miért van rá szükség?

Néhány üzletág esetében (általában a sporttal kapcsolatos tevékenységeket ellátó vállalkozások) fontos, hogy esemény sorozatokkal dolgozhassanak, annak érdekében, hogy azt követően, hogy az ügyfél időpontot foglalt az eseményre, megtehesse ezt rendszeresen. Az UX-tanulmánya is közvetve ezt erősítette meg, ebben 9 vizsgált vállalkozásból 9 rögzített beosztással és ismétléssel rendelkezik. Kivételt képeznek a próbaórák és promóciók.

A Beosztás funkciói lehetővé teszik  recepciósnak, hogy könnyedén, egyből rögzítsék az ügyfeleket egy eseménysorozatban, és eltávolítsák őket ebből a sorozatból, ha az ügyfelek abbahagyják az esemény látogatását. A beosztás módosítható és törölhető is akár.. 

Ütemezés létrehozása

Az ütemezés az esemény ablakából hozható létre, a Beosztás menüben. A létrehozáshoz a következő lépéseket kell követni: 

1. A naptárban hozz létre csoportos eseményt. Az esemény létrehozásáról bővebben itt olvashatsz. Ütemezés létrehozásához, az eseményben előzetesen be kell állítani az "Aktuális esemény"  lapon az alapvető paramétereket: a szakembereket és a szolgáltatásokat. 
   
2. Kattints az "Ugrás a menetrendhez" gombra vagy egyből lépj a Beosztás menüpontra. 
3. Állítsd be a beosztást:

• Jelöld meg a hét szükséges napjait.
• A hét minden napjára megadhatsz egyéni kezdő és végső időpontot, hosszúságot, valamint eszközöket - egyet vagy akár többet is. 
• Mindenképp tüntesd fel a beosztás végének dátumát. Ez a dátum jelöli, meddig kell létrehozni esemény ütemezést. 
• Ügyfelek hozzáadásához létrehozott eseményből, jelöld meg az “Aktuális esemény ügyfeleinek hozzáadása” (ez az opció csak akkor érhető el, ha az eseményhez legalább egy ügyfél hozzá lett adva).

4. Kattints a Mentés gombra.
   

Fontos

• Az esemény ütemezés nem azonnal, hanem egy sormechanizmuson keresztül jön létre. Az események létrehozásának sebessége körülbelül 100 percenként. Várnod kell egy kicsit, amíg az ütemezésben szereplő összes esemény létrejön és megjelenik. 
• Amennyiben az ütemtervben egy esemény létrehozása folyamatban van, akkor vele szemben egy óra képét ábrázoló ikon jelenik meg  .
• Ütemezett események létrehozásakor a létrehozott eseményekről nem kap értesítést az adminisztrátor/szakember és az ügyfelek.
• Még ha az események ütemezése olyan napokra van is beállítva, amelyek nem minősülnek munkanapnak a szakember számára, attól az események továbbra is létrejönnek.

Ütemezés  szerkesztése

Az ütemezés a létrehozását követően is szerkeszthető.

Az ütemezés szerkesztésekor érvényes általános elv alapja, hogy az ütemezés teljes egészében nem szerkeszthető egy múltbéli eseményből.

Például, az ütemezés május elsején lett létrehozva május 1-től augusztus 1-ig. Ma július 1 van. Amennyiben belépsz az eseménybe július 1 előtt, úgy az ütemezés nem módosítható (ezzel a cselekménnyel kapcsolatos gombok nem lesznek láthatóak, mivel a felhasználó egy múltbéli esemény ütemezését próbálja módosítani). De amennyiben július 1 után nyitod meg az eseményt a módosítás elérhetővé válik. 

 Az ütemezés csoportos szerkesztése

1. Lépj az eseményben az Ütemezés menüpontra és kattints a Szerkesztés gombra. 
2. Szerkeszd az ütemezést:

• Az ütemezés meghosszabbításához módosítsd az „Ütemezés végső dátumát” nagyobbra, rövidítéséhez – lefelé (a dátum nem lehet rövidebb az aktuális dátumnál, az ütemezést nem lehet múltbélire rövidíteni).
• A létrehozott ütemezéshez hozzáadhatod a hét napjait. Ehhez jelöld ki a jelölőnégyzet segítségével a kívánt napokat. 
• A hét napjainak törléséhez, az ütemezés oldalán kattints a három pontot tartalmazó ikonra és kattints a Törlés gombra. Ezt követően a teljes eseménysorozat a hét ezen napjára törlésre kerül. Mindemellett nem törölhető az esemény egy része. Például, be van állítva egy ütemezés május 1-től augusztus 1-ig hétfőre és csütörtökre. Nem törölhető az esemény hétfői részének csak egy része. Csak a teljes eseménysorozat törölhető (tehát csak a teljes napot).
• Csoportos esemény/sorozat szerkesztése esetében a szolgáltatások nem módosíthatóak.

 

3. Kattints a Mentés gombra..
4. A teljes ütemezés törléséhez kattints az Ütemezés törlése gombra.

Megjegyzés

• Nem csökkenthető/hosszabbítható az ütemezés egy része, csak a teljes ütemezés.

Például, amennyiben az ütemezés május 1-től augusztus 1-ig tart hétfőnként és csütörtökönként, nem csökkenthető a csütörtöki része július 1-ig, csak a teljes ütemezés.

• Amennyiben az esemény eseménysorozattól/ütemezéstől külön volt módosítva, úgy a teljes sorozat módosításakor, a módosítások minden paramétert érintenek majd, kivéve azokat, melyek külön voltak módosítva. Például, van egy ütemezés: május 1-től május 31-ig, hétfőnként és csütörtökönként 18:00-tól 19:00-ig. Módosítjuk a hétfői napok ütemezését május 5-től kezdődően - módosítjuk az időpontot 18:00-19:00-ról 15:00-16:00-ig. Ezt követően megnyitjuk az eseményt május 1-től és szerkeszteni próbáljuk a hétfői ütemezéseket 18:00-19:00-ról új időpontra 9:00-10:00-ra. Ebben az esetben az Altegio jelezni fogja, hogy a sorozat egyik eseményének időpontja korábban már megváltozott, és az ütemezés módosítása nem érinti azt az eseményt (bejelölheted a "Módosítások alkalmazása egyedi eseményekre" jelölőnégyzetet).

Az ütemezés egy eseményének szerkesztése

Egy sorozat/ütemezés egyetlen eseményének bármely paraméterének megváltoztatásához meg kell nyitnod a kívánt eseményt a naptárból, és végre kell hajtanod a módosításokat az Aktuális esemény lapon. A módosításokat követően kattints a Mentés gombra.

Különálló esemény törléséhez a sorozatból, nyisd meg az adott eseményt a naptárból és lépj az Aktuális esemény lapra, majd kattints a Törlés gombra.

Megjegyzés

• Amennyiben az esemény külön volt szerkesztve az ütemezéstől, úgy az esemény vagy az ütemezés további módosításai nem érintik azt. 
• Amennyiben az ütemezésből egyetlen eseményt szerkesztesz, úgy a szolgáltatás is módosítható. 

Ismétlés rész megjelenítése

• Az Ütemezés menüpont az Ismétlés részt váltja.
• Az Ismétlés részre mutató hivatkozás változatlan marad ütemezés létrehozásakor. Ha belépsz az eseménybe amely már az Ütemezésen keresztül lett létrehozva, úgy ott már nem lesz lehetőség módosítani azt az Ismétlés gombra.
• A részek közötti váltás korlátlan gyakorisággal lehetséges. 

A naptárban megjelenő státusz

• Az eseménycsoportokká egyesített csoportos események speciális módon jelennek meg az elektronikus naptárban: a fejlécben a megfelelő ikon és befejezési dátum jelenik meg. 

• Azok a csoportos események, amelyek paraméterei eltérnek a teljes eseménysorozat paramétereitől, speciális megjelenítéssel rendelkeznek: a megfelelő ikon és az ütemezés befejezési dátuma a fejlécben jelenik meg.