Automatikus alkalom levonás a bérletből

Mi is ez pontosan?

Sok cégnél bevett gyakorlat az időpont lemondása bizonyos határidőn belül, méghozzá mindenféle következmény nélkül. Sajnos azonban vannak olyan esetek, amikor a vendég nem jelzi időben az időpont lemondását, elvéve a lehetőséget egy másik vendégtől, egyúttal bevételkiesést okozva ezzel a szolgáltatónak.

Az ilyen és ehhez hasonló esetek gyakori előfordulása esetén a cégek kénytelenek bevezetni azt a gyakorlatot, amely szerint, ha a vendég nem jelzi időben lemondását (például az időpontjáig már csak 24 óra van hátra) a bérletéből egy alkalom levonásra kerül.

 

Ezt a folyamatot mostantól automatizálhatod az ALTEGIO rendszerén belül, amelynek köszönhetően rengeteg felesleges adminisztrációtól szabadulhat meg vállalkozásod.

 

Hogyan tudom beállítani és hogyan működik?

 

Határozd meg melyik szolgáltatásoknál akarod alkalmazni az automatikus alkalom levonást a bérletből: ehhez lépj be a Beállítások > Bejegyzés beállítások > Szolgáltatások menübe. Válaszd ki az kívánt szolgáltatást, ahol megtalálod a „Automatikus levonás a bérletből” funkciót. 

 

Amennyiben az adott beállítás be van kapcsolva, úgy az automatikus levonás alkalmazásra kerül mind egyéni, mind pedig csoportos bejegyzések esetén is, amennyiben az adott vendég rendelkezik bérlettel.

 

Ugyanitt tudod meghatározni, mennyi idővel az időpontja előtt mondhatja le a vendég az alkalmat anélkül, hogy a rendszer automatikusan levonna egy alkalmat a bérletéből.

 

 

Időpont státuszok a digitális naptárban

Mind a csoportos, mind pedig az egyéni bejegyzések előre kifizetett látogatások megjelölést kapnak a digitális naptárban.

 

Státuszok a digitális naptárban:

-  Azon szolgáltatások bejegyzéseinél, amelyek esetében az automatikus levonás be van kapcsolva, külön megjelölést kapnak – Automatikus levonás státusszal  

-    Amennyiben a levonás sikeresen megtörtént – Levonva státuszt kap

-   Amennyiben nem volt sikeres az automatikus levonás, akkor pedig – Nincs levonva  

 

Csoportos bejegyzések státuszai:

Fontos!

• A látogatás a bérletből csak az időpont kezdetekor kerül levonásra, nem pedig az Automatikus levonás beállításának pillanatában.
• Amennyiben az ügyfélnek több bérlete is van, úgy a levonás arról történik, amelyiknek legkorábban lejár az érvényessége.
• Az automatikus levonással történő egyenlegkiegyenlítés nem módosítja a látogatás státuszát. Míg eddig a fizetés csupán a Vendég megérkezett és a Megerősítve státuszban volt lehetséges, addig mostantól a Várakozás és a Nem jött el státuszú látogatások is fizethetők ily módon.
• Az automatikus fizetés beállítása nem változik – amennyiben a recepciós manuálisan módosítja a látogatás státuszát. Például Várakozás státuszból Megérkezett státuszba állításkor az automatikus fizetés nem kerül törlésre.
• Abban az esetben, ha csoportos látogatásnál az ügyfél egyidejűleg több helyet is foglal, sorban levonásra kerülnek.
  Például: ha két bérlet van egy-egy látogatással, ebben az esetben az ügyfélnek mindkét bérletből levonunk egy alkalmat. Amennyiben nincs annyi alkalom a bérleten, hogy fedezze az összes látogatást, úgy a látogatás státusza Nincs fizetve lesz és feltüntetésre kerül, mennyit kell még kifizetnie.
• Amennyiben több szolgáltatást foglal egy egyéni látogatás keretein belül, az automatikus levonás pedig csak egy látogatás esetében van beállítva, az a szolgáltatás lesz levonva a bérletről, amelynél az automatikus levonás be van állítva. Maga a látogatás Nincs fizetve státusszal jelenik meg, feltüntetve, hogy az ügyfélnek mennyit kell még utólag kifizetnie.
• Egyéni látogatás esetén, amennyiben a látogatás automatikusan levonásra került a bérletről, a Fizetés szakaszban át lehet ugrani a fizetést.

 

• Amennyiben a szolgáltatások hálózati interfészen keresztül lettek összekapcsolva, az automatikus levonás beállításai nem törlődnek. Az új, egyesített szolgáltatás esetében be lesz kapcsolva az automatikus levonás.
• Amennyiben első látogatáskor az egyesített szolgáltatás esetében az automatikus fizetés be van kapcsolva, az első fizetést követően a manuális fizetés beállítása lesz elérhető, azaz Nincs levonva helyett Nincs fizetve.
• Amennyiben a beállításokban 0 értéket adsz meg a „Hány órával a látogatás előtt törölheti az ügyfél a látogatást anélkül, hogy az automatikusan levonásra kerülne bérletéből” résznél, az ingyenes lemondásra lehetőség lesz az időpont kezdete előtt 5 perccel. Így az automatikus levonás hasonlóan, azaz 0 értékkel fog működni.