Antes de criar reservas de grupo para seus clientes, você precisará configurar seu calendário de compromissos primeiro na seção Configurações - Configurações Gerais - Calendário de Serviços.
Você também precisará selecionar e configurar serviços para reservas de grupos. Vá para a seção Configurações — Configurações Gerais — Serviços, selecione um serviço e clique no botão Editar. Na guia Configurações principais selecione Evento na seção Tipo de reserva e especifique a Capacidade para este serviço (número de participantes em um determinado evento). Não se esqueça de clicar em Salvar.
Novo evento
Para criar um novo evento, clique na data para a qual deseja criar um evento no Calendário para abrir a programação desse dia. Selecione o membro da equipe e o horário para o qual deseja criar esta reserva de grupo. Clique no botão Nova reserva que aparece quando você passa o cursor sobre o tempo livre no Calendário de Serviços.
1. Selecione o tipo de reserva de evento.
2. Selecione um membro da equipe. O membro da equipe para quem você criou este evento será selecionado por padrão.
3. Selecione um serviço.
4. A capacidade será indicada automaticamente (de acordo com as configurações do serviço), no entanto, você pode editá-la se precisar.
5. Selecione um Recurso. Você pode atribuir vários recursos, se necessário. Para fazer isso, clique no botão de seta para baixo no campo Recurso e verifique os recursos na lista. Você precisa desmarcar o recurso para excluí-lo.
6. Altere a data e a hora, se necessário.
7. A duração será indicada automaticamente (será retirada das configurações do serviço), no entanto, você pode editá-la se precisar.
8. Você também pode selecionar a cor da reserva e adicionar categorias e comentários.
Quando terminar, não se esqueça de clicar no botão Salvar ou no botão Registrar clientes. Usando a primeira opção, você poderá salvar suas configurações e voltar a fazer reservas para clientes posteriormente. Usando a segunda, você será redirecionado para a guia Clientes e poderá fazer reservas para este evento imediatamente. Além disso, você pode clicar no botão Ir para agendamento para configurar o agendamento deste evento.
Editando um evento e fazendo reservas para clientes
Você pode editar e excluir todas as configurações de um evento. Para fazer isso, selecione um evento que deseja alterar no Calendário de Serviços, clique nele e vá para a guia Evento atual, edite as informações e Salve. Para excluir um evento, clique no botão Excluir na mesma guia. Você também pode excluir eventos na seção Visão geral — Eventos.
Aqui você também pode começar a fazer reservas para seus clientes. Para fazer isso, clique no botão Registrar clientes ou abra a guia Clientes.
Insira as informações sobre o cliente na janela que se abre: insira seu nome, telefone, número de vagas (se o cliente estiver fazendo uma reserva para várias pessoas usando apenas o telefone, o número de vagas também incluirá o cliente; se o cliente estiver fazer uma reserva para um visitante, por exemplo, uma criança, e você deseja salvar informações sobre eles, use as instruções abaixo), E-mail e Fidelidade (cartão de fidelidade, associação ou número do cartão-presente). Clique no botão Inscrever-se.
Os dados sobre cada cliente aparecerão na lista de Clientes abaixo do formulário de entrada de informações. Usando a guia Clientes, você pode:
- Visualizar o número de visitas de cada cliente passando o cursor sobre o botão Informações;
- Ir para a janela Detalhes do compromisso e edite todas as informações necessárias, para isso, clique no Nome do cliente;
- Alterar o status da visita e proceder ao pagamento com um clique; para fazer isso, clique no botão de seta para baixo ou em qualquer outro ponto na linha do cliente.
Reservar um visitante para um evento
Você pode fazer uma reserva para uma criança ou outra pessoa, mesmo que ela não tenha um número de telefone pessoal. Para fazer isso, faça uma reserva para eles usando o número de telefone do seu cliente principal e indique o nome do visitante.
- Para adicionar um visitante, digite o nome do seu cliente e clique na pessoa com um ícone de adição à direita do nome do cliente.
- Digite o nome do visitante e clique no botão Inscrever.
- Todos os visitantes terão um ícone de pessoa à direita do nome.
Para visualizar o histórico de visitas e informações sobre o visitante, clique em seu nome para abrir o cartão do cliente que você usou para fazer uma reserva e selecione a guia necessária na seção Visitante.
Repetindo o agendamento de eventos
Qualquer evento pode ser repetido automaticamente para que você não tenha que criar cada novo evento no Calendário de Serviços, e também permite salvar eventos junto com reservas e informações sobre clientes. Por padrão, ao criar um evento a aba Agendar será mostrada, porém, você pode alternar entre as abas.
A principal diferença entre a funcionalidade das guias Agendar e Repetir é que, usando Agendar, você pode criar uma cadeia unificada/eventos vinculados, bem como editá-los simultaneamente, e usando a guia Repetir, você simplesmente copia um evento existente e cria eventos separados usando modelos.
Vá para a guia Repetir no evento para criar um modelo de repetição.
- Nomeie o modelo e selecione com que frequência você precisa repetir este evento, clique no botão Criar modelo. No futuro, você poderá selecionar este modelo para configurar outros eventos.
- Especifique a data de repetição de hora e início para o evento.
- Indique o número máximo de iterações ou a data de término da repetição.
- Escolha como deseja repetir os eventos: incluindo ou não clientes inscritos.
- Clique em Salvar.
Depois disso, os eventos repetidos aparecerão no Calendário de Serviços.
Observação
Se você precisar excluir eventos por algum motivo (por exemplo, você criou um número extra de repetições, não tem clientes suficientes para formar um grupo, etc.) você pode excluí-los em massa na seção Visão geral — Eventos.
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