Determinados tipos de negócio trabalham com reservas para vários eventos quando o cliente está fazendo sua reserva para uma série de eventos. A pesquisa de UX confirma isso implicitamente, com 9 em cada 9 empresas pesquisadas lidando com cronograma fixo e eventos repetidos. Promoções e visitas de teste são uma exceção. A funcionalidade Agendar permite que os administradores façam reservas para clientes na série de eventos e os removam dessa série se os clientes cancelarem suas reservas.
Criando a Agenda
O agendamento é criado na guia Agenda no Evento. Para criá-lo:
1. Crie um evento no Calendário de Serviços. Para criar uma programação, você precisará indicar o funcionário e o serviço como configurações básicas para o evento na guia Evento atual.
2. Clique no botão Ir para agendamento ou abra a guia Agendamento no evento.
3. Defina a programação
- Verifique os dias da semana para os quais deseja definir a programação.
- Você pode definir diferentes horas de início e término, duração e recursos (mais de um) para um evento
- Não se esqueça de definir a data de término do agendamento. Esta será a data antes da qual os eventos serão criados.
- Para adicionar clientes do evento que você criou, marque a opção Adicionar clientes do evento atual (você verá essa opção apenas se tiver adicionado pelo menos um cliente ao evento).
4. Clique em Salvar.
Importante
- Os eventos agendados não são criados instantaneamente, mas por meio do mecanismo de fila. A velocidade na qual os eventos são criados é de cerca de 100 por minuto. Você precisará esperar um pouco antes que todos os eventos da programação sejam criados e exibidos.
- Se um evento na agenda estiver sendo criado, você verá um ícone de relógio próximo a ele.
Ao criar eventos agendados administrador/funcionário e clientes não serão enviadas notificações sobre os eventos criados. - Os eventos ainda serão criados mesmo que o agendamento dos eventos seja definido em dias em que o funcionário não tenha um horário de trabalho definido.
Editando a programação
Você poderá editar a programação depois de defini-la. O princípio para editar a programação já definida é que você não pode editar a programação em eventos anteriores.
Por exemplo, a programação foi criada em 1º de maio para o período de 1º de maio a 1º de agosto. Hoje é 1º de julho e se você abrir algum evento antes de 1º de julho não poderá editar a programação (os botões para isso estarão faltando porque o usuário está tentando fazer alterações em massa na programação do evento anterior). No entanto, você poderá alterar completamente a programação se for para Agendar em qualquer evento após 1º de julho.
Preparando a edição em lote
1. Vá para a guia Agendamento no evento e clique no botão Editar agendamento.
2. Edite a programação:
- Para prolongar o agendamento, prolongue a data de término do agendamento e, para encurtá-lo, encurte a data (você não poderá definir uma data menor que a atual e não poderá encurtar o agendamento anterior).
- Você pode adicionar dias da semana à programação já definida. Para fazer isso, marque os dias que deseja adicionar.
- Para excluir um dia da semana da agenda, você precisará clicar no botão de três pontos na guia Agenda e clicar em Excluir. Depois disso, todas as séries de eventos para esse dia da semana serão excluídas. No entanto, você não poderá excluir uma parte da série de eventos. Por exemplo, você define a programação para segundas e quintas-feiras de 1º de maio a 1º de agosto. Você não poderá excluir uma parte dos eventos de segunda-feira, apenas toda a série de eventos (ou seja, dia inteiro da semana).
- Você não poderá alterar o serviço usando a edição em massa da programação/série de eventos.
3. Clique em Salvar.
5. Para remover completamente o agendamento, clique no botão Excluir agendamento.
Notas
Você não pode encurtar/prolongar parte do cronograma, apenas o cronograma inteiro. Por exemplo, ao definir a programação para segunda e quinta-feira para o período de 1º de maio a 1º de agosto, você não poderá encurtar a programação apenas para quintas-feiras até 1º de julho, será necessário encurtar toda a programação.
Se o evento foi alterado separadamente da série de eventos/horário, as alterações feitas na programação ou série de eventos (dia da semana) posteriormente serão aplicadas a todos os parâmetros, exceto aqueles que foram alterados separadamente.
Por exemplo, você define a programação para segundas e quintas-feiras a partir das 18h. às 19h de 1º de maio a 31 de maio. Alteramos um único evento em 5 de maio separadamente, por exemplo, alterar o horário de início a partir das 18h. às 15h. Então abrimos o evento de 1º de maio e vamos mudar o horário para as segundas-feiras e mudamos as 18h. às 9h.
A Altegio indicará que o horário foi alterado anteriormente em um dos eventos e que a alteração da programação não afetará esse evento específico (você pode marcar a opção Aplicar alterações a eventos únicos para aplicar as alterações a esse evento exclusivo também).
Editando um único evento na agenda
Para alterar um único parâmetro em um determinado evento na série/agenda, você precisará abrir esse evento no Calendário de compromissos e fazer essa alteração na guia Evento atual. Feito isso clique em Salvar. Para excluir um determinado evento da série, abra-o no Calendário de Compromissos, vá para a guia Evento atual e clique em Excluir.
Observação
Se o evento foi alterado separadamente da programação, ele não será alterado quando você fizer alterações na programação ou na série de eventos posteriormente. Ao editar um determinado evento na agenda, você pode alterar o serviço.
Exibindo a guia Repetir
- A guia Agendar substitui a guia Repetir no evento.
- Ao criar o agendamento, você verá o link para a guia Repetir no evento inicial. Se você abrir um evento que foi criado usando a guia Agendar, não poderá alternar para a guia Repetir nele.
- Você pode alternar entre as guias Repetir e Agendar várias vezes.
Status no calendário de compromissos
Os compromissos de grupo unidos como uma série de eventos terão uma indicação especial no Calendário de compromissos: você verá um ícone específico e a data de término do agendamento no cabeçalho do evento.
Os compromissos de grupo com parâmetros diferentes dos parâmetros da série de eventos terão indicação especial: você verá um ícone específico e a data de término do agendamento no cabeçalho do evento.
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