Для создания групповой записи клиентов необходимо предварительно задать соответствующие параметры в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Журнал записи» (подробнее об этом читайте здесь).

Также необходимо выбрать и настроить услуги, для которых будет доступна групповая запись. Перейдите в раздел «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги», выберите услугу и перейдите в режим редактирования.

На вкладке «Основные настройки» поставьте отметку «Групповая» в поле «Тип услуги», укажите вместимость («Максимальное количество человек»). После этого обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Новое событие

Для создания нового события нажмите на нужную дату в календаре, откроется расписание на выбранный день. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента. Нажмите на кнопку «Новый сеанс», которая появляется при наведении на свободное время в календаре.

1. Выберите тип записи «Событие».
   
   В открывшемся новом окне задайте следующие настройки:
2. Выберите сотрудника. По умолчанию будет выбран сотрудник, на которого создается событие.
3. Выберите услугу.
4. Вместимость будет указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но при необходимости вы можете изменить это значение.
5. Выберите ресурс. Если ресурсов требуется несколько, вы можете добавить их. Для этого нажмите на стрелку в поле «Ресурсы» и выберите ресурс из списка.
6. При необходимости измените дату и время.
7. Длительность будет указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но при необходимости вы можете изменить это значение.
8. При необходимости выберите цвет и категорию события, добавьте комментарий.

В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить» или «Записать клиентов». В первом случае вы сможете сохранить настройки и вернуться к записи клиентов позже. Во втором случае откроется вкладка «Клиенты» и вы сможете сразу записать клиентов на данное событие. Также можно нажать кнопку «Перейти в расписание», подробнее о настройке расписания для групповых событий можно прочитать здесь.

Редактирование события и запись клиентов

Все настройки события можно редактировать и удалять. Для этого выберите событие в журнале, нажмите на него и перейдите на вкладку «Текущее событие», измените информацию и сохраните ее. Для удаления события нажмите кнопку «Удалить». Вы также можете удалять события в разделе «Обзор» > «События» (подробнее об этом в статье).

Здесь же вы можете начать создавать записи на событие. Для этого нажмите кнопку «Записать клиентов» или перейдите на вкладку «Клиенты».

В открывшемся окне укажите данные клиента: имя, телефон, количество (если клиент записывает сразу несколько человек на свой номер, в количестве считается также и сам клиент; если клиенту нужно записать посетителя, например, ребенка, и сохранить информацию по нему, воспользуйтесь инструкцией ниже), Email или лояльность (номер карты, абонемента или сертификата). Нажмите кнопку «Записать».

Данные о каждом клиенте будут появляться в списке «Клиенты» под формой для ввода данных.

Также на вкладке «Клиенты» можно:

• просмотреть количество визитов каждого клиента, для этого наведите курсор мыши на значок информации ;
• перейти в окно визита и отредактировать всю необходимую информацию (подробнее в статье «Работа с записями»), для этого нажмите на имя клиента;
• изменить статус визита и перейти к оплате в один клик, для этого нажмите на стрелку или другое место в строке клиента.

Запись посетителя в групповое событие

Вы можете учесть посещение ребенка или другого человека, даже если у него нет своего номера телефона. Для этого запишите его на номер телефона основного клиента и укажите имя посетителя в окне записи.

1. Для добавления посетителя введите имя клиента, а затем нажмите на пиктограмму  справа от имени клиента.
2. Введите имя посетителя и нажмите «Записать».
3. Все посетители будут отображаться с пиктограммой справа от имени посетителя.

Для просмотра истории посещений и данных посетителя, нажмите на его имя, после откроется карточка клиента, на чей номер была запись, выберите нужную вкладку в разделе «Посетитель».

Повторение и расписание событий

Любое событие можно автоматически повторять, эта настройка избавляет от необходимости каждый раз создавать новое событие в расписании, а также дает возможность сохранять события вместе с записями и данными клиентов.

По умолчанию при создании события отображается вкладка «Расписание», но между вкладками можно переключаться. Подробная инструкция по настройке расписания здесь.

Функционалы «Повторения» и «Расписания» отличаются, самое главное отличие — в «Расписание» можно создать единую серию событий, а также можно редактировать их массово, в то время как «Повторение» копирует уже созданное событие и создает отдельные события по шаблонам.

Для создания шаблона для повтора в окне групповой записи перейдите на вкладку «Повторение».

1. Укажите название шаблона и выберите периодичность, с которой он будет повторяться, нажмите кнопку «Сохранить шаблон». В последующем вы сможете выбирать этот шаблон для настроек других событий.
2. Укажите время и дату начала повторения события.
3. Укажите максимальное количество повторов или дату их окончания.
4. Выберите, как будут повторяться события: без записей или с записями и клиентами.
5. Нажмите кнопку «Создать повторения».

После этого повторы события появятся в расписании.

Примечание

Если события по какой-то причине необходимо удалить (создали лишнее количество повторов, группа не набралась и т.д.), вы можете удалить их массово в разделе «Обзор» > «События» (инструкция в статье).

Уведомление с ссылкой для подключения отправляется вместе с типом уведомлений «Подтверждение онлайн-записи, сделанной через виджет онлайн-записи» ссылка и текст инструкции отправляются только по электронной почте. Само уведомление с подтверждением отправляется и на почту и по номеру телефона. 


Также отправить его можно через вкладку «Уведомления». В письме будет доступна ссылка для подключения: