В разделе «Обзор» > «Записи» представлена информация по всем записям, которые были сделаны в Altegio. Среди них записи из любых источников, созданные любыми пользователями с правом создания записи, записи с любым статусом, а также удаленные записи.

Раздел содержит информацию о том, какие записи и за какой период были сделаны, кто именно их сделал (администратор или клиент), информацию об источнике онлайн-записи, к какому сотруднику, на какую услугу была запись, данные клиента и т.д.

Все данные о записях можно просматривать выборочно благодаря удобным параметрам фильтрации:

• Дата создания.
• Дата визита.
• Сотрудники.
• Пользователь.
• Отмененные и не отмененные записи/отмененные/не отмененные.
• Статус визита.
• Имя/номер телефона клиента.
• Категория услуг.
• Категория записей.
• Все источники записей/онлайн/офлайн (способ создания записи).
• Все статусы оплаты/оплачено полностью/не оплачено полностью.
• Записи с услугами и без услуг/записи с услугами/записи без услуг.

Отфильтруйте список по необходимым пунктам и нажмите кнопку «Показать». Также можно искать записи по конкретному клиенту, для этого введите имя или номер телефона и нажмите кнопку «Показать».

Каждую запись можно отредактировать и/или удалить.

• Для редактирования записи нажмите на кнопку «Изменить запись». После откроется визит в журнале записи, где можно внести изменения.
• Записи можно удалять по одной или массово. Для удаления отметьте галочкой записи, кнопка «Удалить выбранные» станет активной, нажмите на нее. Записи будут удалены из журнала, а строка с данными о записи изменит цвет на розовый. Чтобы просмотреть данные об удаленной записи, нажмите на кнопку просмотра информации .

Примечания

• Удаленную запись нельзя восстановить, можно только создать новую.
• Если у пользователя нет прав на удаление оплаченных записей или записей в статусе «Клиент пришел», то такие записи удалены не будут, о чем пользователь будет оповещен после нажатия на кнопку «Удалить выбранные».

Операции с Excel

Данные о записях можно выгружать в Excel, а также загрузить список из Excel.

Выгрузка в Excel

Записи выгружаются только через электронную почту. Пользователь получает письмо со ссылкой на файл выгрузки. После этого в Altegio в разделе «Обзор» > «Операции с данными» появится лог выгрузок с информацией о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Файл выгрузки также можно будет получить через лог выгрузок при наличии прав на этот раздел.

Загрузка из Excel

Загруженные данные будут отображаться как в разделе «Обзор» > «Записи», так и в журнале записи.

Важно

1. Загружать записи нужно обязательно с номером телефона и именем клиента!

2. Для загрузки записей из Excel требуются полные права доступа к Altegio.

3. Перед загрузкой визитов все услуги должны быть загружены, и во время загрузки не должны редактироваться.

4. Перед загрузкой отключите уведомления о создании записи через журнал записи для администраторов, сотрудников и клиентов.

5. Если вы нажали кнопку «Загрузить», но загрузка не началась, не нажимайте повторно на кнопку. Для решения вопроса напишите в техническую поддержку.

Принцип загрузки записей из Excel аналогичен принципу загрузки услуг (подробное описание в статье «Как добавить список услуг через Excel»), различаются только виды данных (заголовки таблицы).

1. Дата. Формат даты и времени визитов должен быть вида: 04.01.2022 10:30

Время визита будет округлено в соответствии с шагом в Altegio, округленно к ближайшему значению.

2. ID сотрудника. «Как узнать номер (ID) сотрудника в Altegio».

3. Номер телефона клиента. Вводится в формате 19996667788.

4. Имя клиента. Указывается обязательно, в противном случае оно затрется по номеру телефона в базе.

5. Имя сотрудника. Это значение совпадает с именем в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Сотрудники».

6. Длительность. Указывается в секундах. Необходимо учитывать, что время сеанса всегда кратно 15 минутам и округляется в большую сторону. Если поле не заполнено, то значение по умолчанию будет равно 15 минутам.

7. ID услуги. «Как узнать номер (ID) услуги в Altegio».

8. Название услуги. Это значение совпадает с именем в разделе «Настройки» > «Настройки записи» > «Услуги».

Примечание

При загрузке записей из Excel можно указывать несколько услуг (названия услуг разделять символами ##, а ID услуг разделять запятой или символами ##).

9. Цена услуги. Значение стоимости этой услуги для загружаемой записи. Если услуг несколько, цена должна стоять на каждую, если такой информации нет, а есть только итоговая сумма, необходимо проставить 0 через символ # для остальных услуг.

10. Скидка на услугу. Значение скидки для этой услуги в загружаемой записи.

11. Комментарий. Значение поля «Комментарий» в загружаемой записи.

12. Статус записи (число):

• Клиент не пришел – числовое значение "-1"
• Ожидание клиента – числовое значение "0"
• Клиент пришел – числовое значение "1"
• Клиент подтвердил – числовое значение "2"

13. Статус записи (строка). Текстовое значение статуса, записанное в виде:

• Клиент не пришел
• Ожидание клиента
• Клиент пришел
• Клиент подтвердил

Примечание

Эталон файла для загрузки визитов прикреплен в конце статьи.