У Altegio є можливість встановити розклад для групових подій. 

Що це і для чого це потрібно?

Для деяких сфер бізнесу (переважно для сфери спорту) актуальна робота з серією подій, коли клієнт записується, щоб ходити регулярно. UX-дослідження побічно підтверджує це, де 9 з 9 досліджених бізнесів мають справу з фіксованим розкладом і повторюваними подіями. Виняток становлять пробні заняття та акції.

Функціонал "Розкладу" дозволить адміністраторам швидко записувати клієнтів відразу в серію подій і прибирати їх з цієї серії, якщо клієнти перестали ходити. Розклад можна редагувати і видаляти. 

Створення розкладу

Розклад створюється з вікна події на вкладці "Розклад". Для його створення: 

1. У журналі запису створіть подію. Детальніше про створення подій можна прочитати тут. Щоб створити розклад, в події попередньо обов'язково необхідно вказати на вкладці "Поточна подія" базові параметри: співробітника і послугу.

2. Натисніть на кнопку "Перейти в розклад” або відразу перейдіть на вкладку “Розклад".

3. Встановіть розклад:

• Відзначте потрібні дні тижня.
• Для кожного дня тижня можна вказати свій час початку і закінчення події, тривалість, а також ресурс — один або кілька.
• Обов'язково вкажіть дату закінчення розкладу. Це дата, до якої створюються події розкладу. 
• Щоб додати клієнтів зі створеної події, відзначте чекбокс “Включити клієнтів з поточної події в розклад " (ця опція доступна тільки якщо в подію доданий як мінімум один клієнт). 

4. Натисніть кнопку "Зберегти".

Важливо

• Події розкладу створюються не в один момент, а через механізм черги. Швидкість створення подій-близько 100 в хвилину. Необхідно трохи почекати, поки всі події в розкладі будуть створені і відобразяться. 
• Якщо подія в розкладі знаходиться в процесі створення, навпроти нього з'явиться іконка із зображенням годинника
• При створенні подій розкладу повідомлення про створені події не відправляються адміністратору / співробітнику і клієнтам.
• Якщо розклад подій встановлюється на дні, коли для співробітника не налаштований графік роботи, то події все одно будуть створені. 

Редагування розкладу

Після того як розклад було створено, його можна змінити.

Загальний принцип, що застосовується при редагуванні розкладу, полягає в тому, що розклад в цілому не можна редагувати з подіями в минулому.

Наприклад, розклад було створено 1 травня на дати з 1 травня до 1 серпня. Сьогодні 1 липня. Якщо зайти в події раніше 1 липня, то відредагувати розклад не вийде (кнопок, пов'язаних з цими діями не буде, так як користувач робить спробу зробити масові дії зміни розкладу з минулого події). Але якщо відкрити розклад в події пізніше 1 липня, то внести зміни в розклад можна.

Масове редагування розкладу

1. Перейдіть в подію на вкладку "Розклад” і натисніть на кнопку “Редагувати розклад".

2. Відредагуйте розклад: 

• Щоб продовжити розклад, змініть "Дату завершення розкладу" в більшу сторону, для скорочення — в меншу сторону (дата не може бути менше поточної, не можна скоротити розклад в минуле).
• У створений розклад можна додавати дні тижня. Для цього відзначте в чекбоксах потрібні дні. 
• Щоб видалити день тижня з розкладу, необхідно на сторінці розкладу натиснути іконку з трьома крапками і після натиснути «Видалити». Після вся серія з подіями на цей день тижня буде видалена. При цьому не можна видалити частину серії подій. Наприклад, встановлено розклад з 1 травня по 1 серпня на понеділок і четвер. Неможливо видалити, наприклад, частину подій за понеділок. Можна тільки видалити серію подій цілком (тобто весь день тижня).
• При масовому редагуванні розкладу/серії зміна послуги неможливо.

3. Натисніть кнопку "Зберегти".

4. Щоб видалити розклад цілком, натисніть кнопку "Видалити розклад".

Примітка

• Не можна скоротити / продовжити частину розкладу, тільки розклад цілком.

Наприклад, якщо розклад з 1 травня по 1 серпня по понеділках і четвергах, то не можна скоротити розклад по четвергах до 1 липня — можна скоротити тільки весь розклад.

• Якщо подія була змінена окремо від серії подій / розкладу, то при наступних змінах розкладу або серії подій (день тижня) зміни будуть застосовуватися до всіх параметрів, крім тих, що були змінені окремо.

Наприклад, є розклад:1 Травня — 31 травня, на понеділок і четвер з 18:00 до 19: 00. Ми змінюємо окремо подію понеділка від 5 травня — міняємо час з 18:00-19:00 на 15:00-16:00. Потім ми відкриваємо подію від 1 травня і йдемо редагувати розклад понеділка — хочемо скрізь замінити 18:00-19:00 на новий час 9:00-10:00. У цьому випадку ALTEGIO підкаже, що в одній з подій серії було раніше змінено час і що зміна розкладу не торкне ту подію (можна відзначити чекбокс «застосувати зміни до унікальних подій»).

Редагування однієї події в розкладі

Щоб змінити який-небудь параметр лише в одній події серії / розкладу, необхідно відкрити потрібну подію в журналі і внести цю зміну на вкладці "Поточна подія". Після внесення змін натисніть кнопку "Зберегти". 

Щоб видалити окрему подію з серії, необхідно відкрити його в журналі, перейти на вкладку "Поточна подія” і натиснути кнопку “Видалити".

Примітка

• Якщо подія була змінена окремо від розкладу, то при наступних змінах розкладу або серії подій вона не зміниться. 
• При редагуванні окремої події в розкладі можлива зміна послуги. 

Відображення вкладки “Повторення”

• Вкладка "Розклад” у події замінює вкладку “Повторення".
• Посилання на вкладку "Повторення" залишається у вихідній події при створенні розкладу. Якщо зайти в подію, яка вже створена через "Розклад”, то там не буде можливості перейти на вкладку “Повторення".
• Перемикання між вкладками "Повторення" і “Розклад" можливо необмежену кількість разів.

Статуси в журналі запису

• Групові події, об'єднані в серію подій, мають спеціальне відображення в журналі запису: в шапці слота відображається відповідна іконка і дата закінчення розкладу.
• Групові події, що мають параметри, відмінні від параметрів всієї серії подій, мають спеціальне відображення: в шапці слота відображається відповідна іконка і дата закінчення розкладу.